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关于2021届毕业生档案转递的几点说明

一、2021届毕业生档案转递工作安排

时间	工作安排
6月12日前	各学院完成毕业生档案转递信息汇总并进行初审
6月14日	档案留校审核签字
6月14-18日	各学院提交《2021届毕业生档案转递信息汇总表》交学生档案室审核。
6月19-20日	各学院将学生档案室审核后的信息表反馈给毕业生进行公示。
6月21-27日	1、6月21日上午11时前各学院向档案室提交信息表（终稿）纸质稿与电子稿各一份，纸质稿要求经办人及院领导签字，并加盖好学院公章。提交后不再改动。 2、6月21日-27日学生档案室分类、准备电子面单等
6月28日-7月4日	各学院按照约定时间来学生档案室进行毕业生档案最后一次归档、分类、封装，具体时间由各学院与学生档案室提前约定。

二、毕业生档案去向

1、考研升学的毕业生

（1）被高校录取为全日制研究生的，该生档案依据录取高校录取通知上有关档案转递要求转递至录取高校。

（2）被高校录取为非全日制研究生的，该生档案依据录取高校对档案的转递要求确定档案去向。录取高校同意接收档案，则依据录取高校调档函或录取通知上有关档案转递信息，邮寄至录取高校。录取高校不同意接收档案，则开具回生源地报到证转回生源地。

2、已就业的毕业生

（1）录用单位为具有人事档案管理权限的国家企事业单位，该生档案依据就业协议或录用单位开具的调档函转至录用单位。注意，中小学校是没有档案接收权限的。被录用为中小学老师的，请根据协议关联的教育局的要求转递档案。

（2）参与“硕师计划”的，档案转递至协议关联的教育局。

（3）录用单位为无人事档案保管权限的外资、私企，该生档案可根据录用单位对档案的要求进行转递：

A、录用单位已委托指定人才服务机构进行人事代理，该生档案依据被委托的人才机构开具的调档函转至该人才服务机构。

B、录用单位未作档案转递要求，该生可咨询工作所在地相应人才服务机构能否办理人事代理，如不行，则根据下述的“未就业的毕业生”档案管理办法进行转递。

严禁想当然地转递至无人事档案保管权限的用人单位。

3、未就业的毕业生

毕业生根据自身实际情况，选择以下方式管理自己的档案：

（1）回户籍所在地。

A、回户籍地市级教育局就业办

学生开具回生源地报到证，该生档案依据学生意愿转递至户籍地市级教育局就业办。湖南生源毕业生，报到证可开具的市州一共十四个，依理，这十四个市州籍的毕业生均可将档案转递至相应市级教育局的就业办。但岳阳市、衡阳市、郴州市和湘西州教育局就业办不接收档案，娄底市教育局就业办建议发往人才，上述地州市毕业生需与当地市县人力资源服务中心联系。

特别注意，除非被录用或参与硕师计划，县级教育局不接收档案。且建议尽可能转递至户籍地县级人力资源。

B、档案转递至毕业生所属地的市县级（区）人社局人才服务机构保管。

凡档案转递至户籍地市县人才服务机构的，请务必落实好是否需要毕业生凭户口本开具档案接收函。就我们所知，湖南省内有三十多家人才服务结构需毕业生开具调档函。如需要，由于调档函一般为30天的有效期限，因此请在6月中上旬开具好调档函，并将调档函交学院毕业生档案负责人。

外省生源毕业生，须提早自行联系好档案接收单位，并办好相关手续。建议转递至户籍地市县人力资源与社会保障部门指定的毕业生就业工作服务部门或人才服务机构保管。毕业生可登录中国人力资源市场网http://chrm.mohrss.gov.cn/recurrent-org/info-list.html查询并电话落实。

注意，户籍所在地是指我国居民户口簿登记所在地，一般是指出生时其父母户口登记的地方，和居住地是两个概念。

（2）进湖南省中心托管。

湖南省大中专学校学生信息咨询与就业指导中心（简称：省就业中心）可代理档案、户口托管。我校所有毕业生，可根据招就处的要求，与省中心签托管协议。其档案将依据省中心给出的名单，由学校招生就业处统一送至省就业中心。

（3）进湖南省人力资源服务中心。

接收生源地为长沙城区的应届毕业生档案和签订了长沙市非公单位就业协议的外地籍毕业生档案。长沙城区毕业生须携带毕业证、身份证、户籍卡，签订了长沙市非公单位就业协议的外地籍毕业生凭就业协议书、毕业证身份证等原件及复印件去该中心现场办理调档函。若委托他人办理，还须提供委托书、代办人身份证原件及复印件。校档案馆根据学生办好的调档函及编号邮寄。

（4）暂由学校保管。由于毕业后政审、调档存在诸多不便以及学校保管等方面的困难，除延期毕业的学生外，毕业生档案原则上不留校保管。确因考公考编等特殊情况需由学校暂管的，须毕业生本人提出申请，填写《应届毕业生档案留校申请表》（见附件1），经所在学院同意，档案室审定同意后，档案方可留校暂为保管。保管期限为两年，毕业生在两年内办理好档案调出手续（档案调出手续见下）。如未及时办理档案调出手续者，一切后果自负，档案室概不负责。

严禁私自保管个人档案。

三、毕业生档案转递信息的收集与填写。

（一）、毕业生请务必落实好学籍档案转递的相关信息。信息包括

档案接收单位（全称）、档案接收单位通信地址、档案接收部门（人）、联系电话以及备注（档案转递的其他有关事项）。

特别提醒，请前往收档单位现场办理或电话咨询，切勿网上随便搜索，弄个信息敷衍了事。

（二）、毕业生档案转递信息表填写说明

毕业生依据自身情况，准确填写档案转递相关信息：

1、考研升学

考上外校研究生的，根据录用高校所发的调档函准确填写“收档单位”“邮寄地址”“收档人”“联系电话”等信息。注意，有些高校要求考生在档案袋外面粘贴相关信息的，请特别提醒辅导员注意，封装时及时粘贴。

考上本校研究生的，比如某生考上了湖南科技大学资安学院的研究生，在该生的“收档单位”填写“湖南科技大学资安学院研招办” 并在“备注”栏注明“本校研”。其他信息无需填写。

2、考公考编成功或被国有企业录用

请根据录用单位人事部门开具的调档函或签署的三方协议，准确填写“收档单位”“邮寄地址”“收档人”“联系电话”等信息。注意，中小学校是没有接受档案的权限的，如被录用为中小学老师的，请务必联系录用教育局核实，一般是转递至录用教育局的人事部门。

3、被私有企业录用

由于私有企业没有接收档案的权限，且大部分私有企业对员工的档案不作要求，请根据工作地点理性选择档案的去向，如果工作属地的人力不答应托管，可进省中心托管或转回户籍地。落实后准确填写“收档单位”“邮寄地址”“收档人”“联系电话”等信息。

4、参与“硕师计划”的毕业生

其档案应该是转递至协议里关联的教育局人事部门，请核实后准确填写“收档单位”“邮寄地址”“收档人”“联系电话”等信息。并在“备注”里注明“硕师计划”。

5、档案留校

获准档案留校的毕业生，在“备注”一栏填写“留校”，其他信息不需要填写。

6、进省中心托管

根据招就处的要求，档案获准进省中心托管的毕业生，在“收档单位”一栏填写“湖南省大中专毕业生信息咨询与就业指导中心”，在“备注”一栏填写“中心托管”即可。请辅导员特别注意核实是否获准。

7、档案自提

调档函上说明可由毕业生自带档案的，除填写相关信息外，“备注”一栏注明“自提”。而且毕业生需填写“档案自提申请表”（见附件3）并作出承诺，经学院同意盖章，档案室同意盖章后，毕业生本人持本人身份证原件和复印件、“档案自提申请表”以及调档函来学生档案室签字方可领取本人档案。

请特别注意：

1、收档单位最好落实到市级。比如某学生档案想去“湘潭县人力资源服务中心”，那么该生的“收档单位”就应该是“湘潭市湘潭县人力资源”，以此类推；

2、档案接收地址一定要落实到省份，否则打印面单的时候，电脑识别为错误，打印不了。比如上面这位学生，他的档案邮寄地址就应该是“湖南省湘潭市湘潭县易俗河镇云龙中路88号”

3、“收档人”一栏，如没有指定的收档人，一律填写 “档案负责人”，且必须填写。

4、联系电话的区号和座机号要明晰，中间用短横线连接，例如学生档案室的联系电话0731-58291567，而不能写成073158291567；

5、收档单位需开具接收函的，“备注”里应注明调档函号或调档函提供的个人编号。有些人力需要毕业生凭毕业证才能开具调档函，若此，毕业生领取毕业证后立刻前往开具调档函，并于6月28号前将函号告知辅导员老师。

四、档案缓寄

最后一次归档、封装前（本届为6月28号），考研、考公、考编成功上岸或被国企录用而尚未拿到调档函的，可申请缓寄。

五、留校档案调出手续：

毕业生本人凭身份证（身份证复印件）、毕业证复印件、档案接收单位调档函或报到证来学校学生档案室登记签字调出，委托他人办理的需另增加一份委托人亲笔授权的委托书。

办理调档请提前致电0731-58291567咨询；

学生档案室地点：档案馆二楼203室。

档案馆学生档案室

                      2021年5月18日